Gestion de la charge de travail

Ce que vous devez savoir

À Postes Canada, notre objectif est d’établir un cadre de travail qui permet aux employés d’effectuer leurs tâches et de s’acquitter de leurs responsabilités de façon efficace dans les délais impartis. Nous nous engageons à apporter le soutien nécessaire à nos employés pour qu’ils réussissent leur vie professionnelle et nous reconnaissons que des compétences comme la gestion du temps, l’établissement des priorités et la définition des objectifs sont essentielles à une gestion efficace de la charge de travail.

Cliquez ici pour en apprendre davantage sur la Norme nationale – Gestion de la charge de travail.

Ce que vous pouvez faire

2.0. Améliorer vos compétences organisationnelles

L’organisation peut contribuer à réduire le stress, à assurer un meilleur équilibre de la journée de travail et à accroître le sentiment d’accomplissement en vous aidant à effectuer les tâches les plus importantes.

Voici quelques conseils pour être bien organisé :

  • Commencez chaque journée de travail en préparant une liste de vos objectifs quotidiens.
  • Prenez quelques minutes pour structurer votre espace de travail et vérifiez que les outils et les ressources dont vous avez besoin sont à votre disposition.
  • Établissez l’ordre de priorité de vos tâches et déléguez-les, dans la mesure du possible.
  • Intégrez des pauses à votre horaire.

2.1. Établir l’ordre de priorité de vos tâches

La gestion efficace de la charge de travail repose grandement sur l’établissement des priorités, ce qui signifie qu’il faut déterminer quelles sont les tâches les plus importantes et s’y concentrer plutôt que celles qui semblent urgentes, mais qui pourraient ne pas l’être.

La matrice d’Eisenhower définit toutes les tâches selon leur urgence et leur importance pour déterminer ce qui doit être fait maintenant, fait plus tard, reporté ou éliminé.

 
1. Faire les tâches urgentes et importantes 2. Planifier les tâches non urgentes, mais importantes
3. Reporter les tâches urgentes, mais pas importantes 4. Éliminer les tâches qui ne sont pas urgentes et importantes
  1. À faire : les tâches urgentes et importantes – cela devrait être votre principale priorité.
  2. Planifier : les tâches non urgentes, mais importantes – travaillez à ces tâches pendant une courte période chaque jour.
  3. Reporter : ces tâches sont urgentes, mais elles ne sont pas importantes – retardez l’exécution de ces tâches jusqu’à ce que vous ayez le temps de les accomplir, car les conséquences d’un report seront mineures puisque la tâche n’est pas jugée essentielle.
  4. Éliminer : les tâches qui ne sont pas urgentes et importantes – elles peuvent être éliminées en les déléguant, en les abandonnant ou par d’autres moyens pour éviter de prendre du temps qui pourrait être mieux consacré à d’autres tâches.

2.2. Apporter du soutien et accepter l’aide des autres

Incitez vos collègues à obtenir des conseils et du soutien par l’entremise de Homewood Santé et du Programme d’aide aux employés et à la famille (PAEF) de Postes Canada :

https://infopost.ca/wp-c/u/sites/17/efap_poster-ef.pdf

https://infopost.ca/wp-c/u/sites/18/efap_brochure-f.pdf

  • Songez à vous tourner vers vos collègues pour obtenir du soutien sur le plan social, pour profiter de leurs connaissances techniques, pour avoir de l’aide physique ou toute autre forme d’aide dont vous pourriez avoir besoin.
  • Exercez-vous à demander de l’aide à votre chef d’équipe ou à vos collègues afin d’être à l’aise de le faire lorsque vous en avez réellement besoin.
  • Acceptez l’aide qui vous est offerte et proposez votre aide aux autres lorsque vous êtes en mesure de le faire.
  • Faites la distinction entre ce qui doit être votre responsabilité et ce qui peut être délégué, et réagissez en conséquence :
    • Déterminez quelles choses nécessitent votre attention immédiate et quelles sont celles que vous pouvez confier à quelqu’un d’autre ou faire à un autre moment.
    • Choisissez soigneusement vos actions en déterminant le bon moment pour intervenir afin que les autres puissent user en premier de leurs compétences en résolution de problèmes.

Pour les tâches qui peuvent être déléguées, déterminez les personnes qui possèdent les compétences, l’expérience et la disponibilité appropriées pour aider, et demandez-leur d’assumer ces tâches. Obtenez le soutien de ressources comme le PAEF (Programme d’aide aux employés et à la famille), de vos collègues et de votre superviseur pour vous aider à gérer les demandes et le stress découlant de votre travail.

2.3. Établir des objectifs réalistes

Nous sommes souvent plus critiques envers nous-mêmes qu’envers les autres. Cela peut entraîner des sentiments de culpabilité, du stress et même l’épuisement professionnel.

Pour surmonter ces défis, envisagez de recourir à quelques-unes ou à l’ensemble des stratégies suivantes pour mieux établir des objectifs et des attentes réalistes à votre endroit :

  • Exercez-vous à établir des objectifs SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et limités dans le temps).
  • Établissez des objectifs clairement définis, ce qui fournit souvent des indices sur la façon de les atteindre, et facilite leur réalisation.
  • Fixez des objectifs réalistes, ce qui permet de constater des progrès tangibles, de se sentir plus productif et moins découragé ou moins susceptible de s’épuiser.
  • Lorsque vous établissez des objectifs, tenez compte de facteurs externes tels que les événements qui se déroulent dans le monde et dans votre vie personnelle.
  • Revoyez souvent vos attentes par rapport à vous-même et aux autres, et modifiez-les au besoin.
    • Fixez un rappel périodique (c.-à-d. toutes les deux semaines) pour les objectifs à long terme.
    • Tenez compte des changements de situation depuis que vous avez établi l’objectif.
      • Est-il toujours nécessaire de réaliser cet objectif?
      • Cet objectif est-il toujours réaliste?
  • Demandez-vous si vous auriez les mêmes attentes à l’égard de quelqu’un qui vous est cher que vous en avez envers vous-même, et exercez-vous à vous traiter comme vous le feriez pour ceux que vous aimez.

2.4. Entretenir un rapport équilibré vis-à-vis de la productivité

Se focaliser uniquement sur la productivité peut devenir malsain si on le fait aux dépens d’un travail de qualité, d’une prise de décision prudente, de son bien-être personnel et des relations avec autrui. Cela peut faire naître un sentiment de culpabilité et d’agitation lorsque vous tentez de vous distancer du travail. En fin de compte, cela mène à l’épuisement professionnel, au stress, à une mauvaise santé, à un mauvais équilibre entre travail et vie personnelle, à l’isolement et à d’autres effets négatifs.

Pour maintenir un état d’esprit plus sain à l’égard de la productivité, essayez ce qui suit :

  • Faites la distinction entre une productivité saine et une productivité malsaine, et entourez-vous de gens qui favorisent les comportements sains.
  • Examinez de plus près votre conception de la productivité.
  • Apprenez à vous apprécier pour ce que vous valez comme être humain plutôt qu’en fonction de vos réalisations ou de ce que vous produisez.
  • Usez de votre intelligence émotionnelle pour comprendre pourquoi vous vous sentez obligé de prendre en charge des choses qui ne relèvent pas directement de votre responsabilité.
  • Changez d’attitude à l’égard des pauses pour les voir comme un outil important qui vous aide à accomplir votre travail de façon moins stressante et à préserver votre bien-être.
  • Redéfinissez la réussite selon vos propres critères et selon ceux de votre équipe.
    • Réfléchissez à ce qui pourrait correspondre à la productivité ou la réussite au sein de votre équipe au-delà de la seule quantité de travail abattu.
    • Définissez des normes et des procédures claires relativement à la reconnaissance et la récompense afin d’éviter que les membres de l’équipe tombent dans l’excès pour voir leurs efforts reconnus.
  • Exercez-vous à atteindre la pleine conscience.
    • Observez et acceptez ce qui se passe en vous et autour de vous sans porter de jugement.
    • Restez conscient de vos besoins physiques et psychologiques.
    • Vous pouvez recourir à une application pour vous aider à atteindre la pleine conscience :

2.5. Participer à des ateliers sur la gestion de la charge de travail

2.6 Conseils et astuces pour rester concentré

  • Prévoyez l’exécution.
  • Connaissez le plan pour le jour suivant ou la prochaine initiative.
  • Présagez le moindre problème.
  • Restez organisé.
  • Structurez votre espace (faites en sorte que vos aires de travail soient propres et désencombrées).
  • Tenez à jour une liste de choses à faire.
  • Assurez le suivi des plans.
  • Réglez les problèmes difficiles sur-le-champ, dans la mesure du possible.
  • Proposez des solutions.
  • Ne vous entourez pas de notes périmées.
  • Parlez à celles et ceux qui sont prêts à prendre le temps de vous aider.
  • Renseignez-vous auprès de votre superviseur ou de votre chef d’équipe pour comprendre ce que vous devez faire et établissez des attentes claires.

Définissez ce que la réussite sous-entend et faites-vous une idée de ce à quoi ressemble un résultat positif.

2.7 Votre guide par étapes d’une gestion efficace de la charge de travail

Se préparer à la réussite

  • Commencez la journée en consultant votre calendrier pour voir si des réunions sont prévues.
  • Vérifiez vos courriels pour établir les tâches les plus urgentes qui nécessitent votre attention ce jour-là.
  • Dressez une liste exhaustive de toutes les tâches que vous devez faire, en accordant la priorité à celles dont le délai est pour bientôt. Planifiez ces tâches en fonction du temps dont vous disposez.
  • Engagez-vous personnellement à effectuer toutes les tâches à l’avance ou dans les délais prescrits.
  • Prenez beaucoup de notes pendant les réunions afin de mieux comprendre la tâche qui devra être effectuée, qui sont les parties intéressées et tout autre objet de considération.
  • Faites en sorte que votre table de travail et votre bureau soient bien rangés pour pouvoir trouver facilement les renseignements et les outils dont vous avez besoin.
  • Classez et triez les renseignements propres à chaque tâche ou projet dans différents dossiers bien étiquetés.

Préparez-vous en vue de la journée (employés de livraison et conducteurs).

  • Sachez dans quels secteurs des travaux de construction ou de réfection des rues pourraient entraîner des retards.
  • Vérifiez auprès de l’équipe de dotation si un nouveau conducteur assure un itinéraire. Ce conducteur aura besoin d’une attention particulière afin de respecter son horaire.
  • Ouvrez l’expédition une heure avant l’heure de début de la navette pour évaluer chaque itinéraire et déterminer si des ramassages pourraient être compromis. Attribuez les ramassages sur demande à un autre itinéraire ou prenez les dispositions nécessaires pour faire appel à d’autres ressources du poste de facteurs.
  • Attribuez les itinéraires sur demande, au besoin, en tenant compte de tout autre ralentissement potentiel sur cet itinéraire.
  • Communiquez avec les nouveaux clients pour déterminer quel produit ils envoient, ainsi que toute directive particulière au sujet de l’emplacement.
  • Communiquez tout changement ou toute demande au conducteur.

Assurez un suivi, faites une évaluation et célébrez à la fin de chaque quart :

  • Déterminez ce qu’on peut considérer comme une journée réussie (p. ex., les ramassages effectués à temps, la satisfaction de nos clients et le retour de tous les conducteurs sains et saufs).
  • Regardez ce qui s’est passé dans la journée pour voir s’il y a des aspects ou des procédés qui auraient pu être améliorés et tenez-en compte durant le prochain quart de travail.
  • Célébrez chaque jour vos réussites en pratiquant l’affirmation de soi.